Varför byter företag redovisningsbyrå?
Det vanligaste skälet är att företaget har förändrats. Det som fungerade när bolaget startade passar inte alltid när det växer, anställer eller börjar arbeta digitalt. Andra vanliga skäl är att man vill ha en fast kontaktperson, snabbare svar, tydligare priser eller mer rådgivning kring siffrorna.
Oavsett skäl är ett byte en bra möjlighet att se över rutiner och system. Många företag får både bättre ordning och mer tid över efter ett byte.
Går det att byta mitt i året?
Ja. Du behöver inte vänta till ett nytt räkenskapsår. Bokföringen fortsätter från den månad där den tidigare byrån slutade, och den nya byrån tar över utifrån de ingående saldona och den bokföring som redan är gjord.
Det viktiga är att övergången planeras så att ingen period faller mellan stolarna, till exempel en momsdeklaration eller en löneutbetalning. Därför bör du bestämma ett tydligt datum då ansvaret går över.
Steg för steg: så går bytet till
Ett byte brukar följa samma ordning. Med en ny byrå som hjälper till tar det oftast inte mycket tid från dig som företagare.
- 1Jämför och välj ny byrå. Beräkna ett pris, beskriv företaget och be om en offert.
- 2Läs ditt nuvarande avtal. Kontrollera uppsägningstid och vad som gäller för pågående arbete.
- 3Säg upp det gamla avtalet och bestäm ett datum när den nya byrån tar över.
- 4Ge den nya byrån behörighet till bokföringsprogram, bank och eventuella andra system.
- 5Samla in underlag från den tidigare byrån, till exempel bokföring, avstämningar och senaste bokslut.
- 6Gå igenom rutiner tillsammans: hur underlag skickas, när lönerna körs och vem som gör vad.
- 7Kontrollera ingående saldon och stäm av bank, skattekonto och reskontror vid övertagandet.
- 8Fortsätt det löpande arbetet med den nya byrån och följ upp efter de första månaderna.
Vilka underlag behöver flyttas?
Det exakta behovet beror på företaget, men följande brukar ingå när ansvaret går över:
- Bokföringen för innevarande räkenskapsår och tidigare år, gärna som SIE-fil.
- Senaste bokslut och årsredovisning.
- Avstämningar av bank, skattekonto, kundfordringar och leverantörsskulder.
- Lönelistor, anställningsuppgifter och semestersaldon om företaget har anställda.
- Anläggningsregister med inventarier och avskrivningar.
- Information om avtal, lån, leasing och andra åtaganden som påverkar bokföringen.
Vad ska man tänka på?
Ta reda på hur behörigheter hanteras. Om den tidigare byrån har varit ombud hos Skatteverket eller haft fullmakt i banken ska behörigheterna ändras när bytet sker. Se till att den nya byrån får de behörigheter som behövs, och att de gamla tas bort.
Kontrollera också vilket bokföringsprogram som används och vem som äger licensen. Ibland kan företaget behålla sitt program, ibland är det bättre att flytta till ett nytt system i samband med bytet.
Tänk på kommande deadlines. Ta reda på vilka deklarationer och rapporter som ska lämnas närmast, och bestäm vem som ansvarar för dem. Aktuella datum hittar du hos Skatteverket.
Vanliga misstag att undvika
De flesta problem vid ett byte handlar om kommunikation och tidsplanering. Undvik särskilt att:
- säga upp den gamla byrån innan du har en ny som kan ta över,
- låta en momsperiod eller lönekörning bli utan ansvarig,
- glömma att flytta eller avsluta behörigheter och fullmakter,
- börja det nya samarbetet utan att stämma av ingående saldon.
Så hjälper Bokföringskollen till vid ett byte
När du väljer oss går vi igenom ditt företag och hur arbetet har gått till hittills. Vi hjälper dig att samla in underlag från den tidigare byrån, sätter upp rutiner för hur du skickar in kvitton och fakturor och ser till att löner och deklarationer fortsätter utan avbrott.
Du får en fast kontaktperson från första dagen. Vi arbetar digitalt med företag i hela Sverige och kan också träffas i Göteborgsområdet om du vill gå igenom bytet på plats.
Löpande bokföring →Löneadministration →Digital redovisning →Vad kostar en redovisningsbyrå? →
Vill du ha hjälp?
Räkna ut en prisuppskattning i vår priskalkylator och skicka en förfrågan. Vi återkommer med en kostnadsfri offert anpassad efter ditt företag.